MEJORA DE PROCESOS EN INTI
Por iniciativa de Presidencia se lleva adelante la implementación de un Sistema de Gestión Integral para el gerenciamiento y toma de decisiones que contribuya a la competitividad del Instituto.
El equipo de Tecnologías de Gestión presentó en el auditorio y ante gerentes y directores de centros los primeros resultados del relevamiento de procesos de gestión que comenzó hace más de un año por pedido de la presidencia del INTI y que se enmarcan dentro del proyecto Implementación de un Sistema de Gestión Integral 3E (eficiencia-eficacia-economía) para el gerenciamiento y la toma de decisión que contribuya a la competitividad del instituto.
Del encuentro participó el presidente del instituto, Javier Ibañez, quien dio inicio a la presentación asegurando que conocer el mapa de procesos permite dar un salto de calidad en la gestión. “Todos son excelentes profesionales en sus áreas de referencia y sabemos qué necesita la industria; pero a veces nos cuesta mirarnos a nosotros mismos. Este tipo de relevamientos nos sirve para saber en qué situación estamos y qué podemos mejorar en nuestra manera de trabajar”, aseguró. En este sentido, sostuvo que en una organización de las dimensiones del INTI existen una serie de procedimientos complejos que van desde cómo se presupuesta, cómo se trabaja internamente, hasta cómo es el sistema de trazabilidad de los sistemas de compras o de trabajo entre laboratorios, cuyo buen funcionamiento mejora notablemente el desempeño de todo el instituto, tanto hacia adentro como en el servicio que se les brinda a los clientes.
Uno de los disertantes, Christian Cocchi, del centro Tecnologías de Gestión, explicó que el proyecto se dividió en etapas. El primer paso fue identificar los procesos en las distintas gerencias, subgerencias y centros que fueron objeto de estudio y luego se hicieron las recomendaciones de mejora en los servicios y procesos de trabajo. El tercer paso fue la medición y monitoreo de los cambios propuestos y luego se volvió a evaluar el impacto a partir de esa reingeniería de procesos.
Otro de los disertantes fue Claudio Leonardi, de Tecnologías de Gestión y responsable del equipo que desarrolló este trabajo. “La idea de este encuentro era mostrarles el resultado de lo que se logró en más de un año de trabajo. Desde el Ministerio de Modernización y el de Producción nos han dicho que dimos un paso adelante en la mejora de procesos”, aseguró. Además, sostuvo que el INTI, desde lo comunicacional, está 100 por ciento digitalizado y que “ya no vuelan notas con papeles abrochados”. Como ejemplo, recordó que antes si -por poner un caso- una unidad técnica tenía una factura para cobrar, primero debía pagar un correo privado para mandarla a su centro correspondiente; de ahí se enviaba por correo a PTM –abonando otro envío- donde lo recibía la GAHyF y luego se efectuaba el pago. Ese proceso tardaba más de 20 días, mientras que hoy por rendición de caja chica no se tarda más de siete días. “Esto demuestra que no era imposible abandonar el papel para pasar al paradigma digital. Hoy hay cerca de dos mil actos administrativos y todos están digitalizados. Esto lo logramos juntos. Estamos condenados al éxito, no hay quien lo impida. Además, tenemos el apoyo institucional del presidente y necesitamos el de todos ustedes para la etapa que viene”, afirmó. En este sentido, adelantó que en la próxima etapa comenzarán las primeras pruebas de reingeniería de procesos en los centros de Mecánica y Agroalimentos; que luego se extenderá a otros centros.
Detalles del informe
A través del relevamiento se identificaron más de 400 procesos y se generaron los correspondientes mapas de interacción de los procesos para cada nivel relevado. A raíz de los resultados obtenidos para cada una de las áreas y procesos identificados, se elaboró el mapa de criticidad y riesgo de los procesos, así como la determinación del riesgo generada a partir de estos resultados. Asimismo, se identificaron y propusieron más de 700 indicadores de eficacia y eficiencia de los cuales se monitoreó su implementación. Concluida la etapa de diagnóstico, mejora, evaluación y control, aún quedan cuestiones a resolver. En este sentido, Leonardi marcó como una asignatura pendiente ampliar la participación en este proceso a los centros del interior. Además, la dilación temporal en la conclusión de la primera etapa del proyecto implicó que el alcance de lo evaluado represente aproximadamente el 40% de las actividades que desarrolla el INTI. De todos modos, la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónico, el enfoque basado en procesos, la medición de riesgos y la implementación de un modelo que tienda a la gestión por resultados apuntan a un cambio de paradigma en el cual se encuentra inmerso el instituto.
